Références

Ministère des Armées

Simplifier les services supports pour les soldats en mission

Rationaliser un processus complexe

Le ministère des Armées envoie, chaque année, un grand nombre de soldats en opérations extérieures. Aujourd'hui, chacun d'entre eux doit passer par 120 services différents pour préparer une mission à l'étranger. L'objectif du projet : rationaliser la procédure.

Ce processus administratif compliqué est une cause d'insatisfaction chez les militaires français. Le ministère des Armées voulait simplifier l'organisation de leur départ. Il souhaitait également faire en sorte que toutes les tâches administratives soient effectuées dans les temps, permettant ainsi que les missions ne soient pas retardées et que les soldats soient plus sereins.

Repenser l'administratif grâce au design thinking

En tant qu'entité gouvernementale, le ministère de la Défense regroupe un grand nombre d'administrations et d'acteurs. Nous avons vu là l'occasion d'insuffler, au sein des processus bureaucratiques traditionnels, une nouvelle manière de penser et de co-créer.

  • 5
    jours pour concevoir un prototype fonctionnel pour la plateforme
  • 40
    participants issus de l'armée, de Capgemini Consulting et de Backelite
  • 120
    services différents intégrés au prototype final

Nous avons travaillé ensemble sur le prototype en partant du point de vue de l'utilisateur final, à savoir le soldat, tout en gardant à l'esprit les contraintes liées au fait qu'il s'agisse de personnels militaires. Ce fut une expérience humaine extraordinaire et un projet magnifique réalisé en un temps record.

Colonel Bertrand Sansu

Toujours se mettre à la place du soldat

Nous avons commencé nos 5 jours de design sprint en effaçant toute notion de grade et en réunissant des participants des trois corps d'armée, des personnels militaires et Capgemini Consulting. Cela nous a permis de comprendre les besoins des soldats mais également leurs points de blocages, ainsi que ce qui était requis par l'administration.

En concevant et validant le portail en temps réel, nous avons réussi à créer rapidement un prototype fonctionnel qui satisfasse l'ensemble des participants.

  • 1
    Clair

    Nous voulions que la plateforme clarifie les tâches liées aux opérations extérieures

  • 2
    Ordonné

    Il était essentiel que les différents contenus, issus de l'ensemble des services, soient centralisés et organisés

  • 3
    Planifié

    Afin que les soldats gardent à l'esprit le calendrier serré, il était nécessaire de définir les différentes dates butoirs

Une plateforme centralisée qui apporte un suivi rapproché aux soldats et militaires

À la fin des cinq jours, nous avons lancé le prototype Ulysse.
Son interface épurée et son contenu rationalisé permettent de guider facilement les soldats dans leurs démarches administratives. De plus, un calendrier donne la possibilité aux soldats de prendre des rendez-vous et d'anticiper leur départ.

Grâce à une étroite collaboration avec les militaires durant le design sprint, nous avons été capables de produire, en un temps record, un prototype finalisé qui a posé les fondations pour la version beta.