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Piratage de l’expérience employé : la troisième édition des hackathons Backelite

Notre troisième hackathon annuel, l’un des évènements les plus attendus chaque année chez Backelite, a été une déferlante de créativité, passion et ‘innovations sur deux jours et demi. Le défi cette année : améliorer l’expérience des employés, en rendant le bureau plus intelligent. Neuf équipes ont travaillé dur sur plusieurs projets, tous avec un utilisateur final à l’esprit: l’employé Backelite.

Tout d’abord, pourquoi organisons-nous un hackathon annuel ?  Parce que les contraintes alimentent la créativité et l’innovation.

employee hackathon

Chaque année, nous prenons quelques jours pour résoudre les problèmes et apportons des solutions créatives, innovantes et surprenantes, sous d’énormes contraintes de temps et de budget. Nous pensons que ce savant mélange de contraintes, d’énergie collective et  d’équipes multidisciplinaires est la formule magique à la création de produits innovants en juste deux jours et demi.

Le hackathon Backelite est un événement très attendu de tous, de nos développeurs à nos UX designers, en passant par les directeurs artistiques : c’est une opportunité pour tester de nouvelles technologies et de donner vie à des concepts innovants. Qu’il s’agisse de transformer ces idées en nouveaux produits pour nos clients ou tout simplement d’améliorer la vie quotidienne dans les bureaux de Backelite, chaque hackathon rassemble divers prototypes passionnants et motivants. Certains projets existent même au-delà de deux jours et se transforment en services quotidiens pour notre équipe. – Philippe Bernery, Directeur de l’Innovation

Imaginez un espace de bureau vivant, en communication permanente avec les employés, et en adéquation avec leurs besoins quotidiens afin de leur garantir bien-être, productivité et satisfaction au travail.

Le thème de Bureau Intelligent, a été choisi car proche de notre date de déménagement dans nos nouveaux locaux en fin d’année dernière. Quelle meilleure façon de les inaugurer qu’en apportant des réponses innovantes aux désagréments quotidiens. Voici les principaux points que nous avons cherché à apaiser: la localisation et la réservation de salle de réunion en ligne à la dernière minute, comment retrouver un collaborateur qui est de l’autre côté de l’immeuble et comment optimiser les niveaux de température ou encore le bruit dans les espaces ouverts.

Les projets en bref

BeKi le Chatbot Slack

office chatbot hackathon

Qu’est-ce que c’est ?

C’est un agent conversationnel sur le groupe Slack de Backelite.

Comment améliore-t-il la vie au bureau ?

Un espace central qui répondrait aux questions des employés liés à la vie quotidienne au bureau (procédures, outils, personnes, etc.). Pour le démarrer, il suffit d’avoir @BeKi dans Slack ou de le marquer dans un message dans un réseau.  

D’après nos entretiens ciblés utilisateurs avec les nouveaux employés, nous avons défini trois actions essentielles pour BeKi :

  • Qui est qui : demandez à Beki le prénom et le nom de quelqu’un et elle récupère son titre, sa photo et sa position dans le bureau.
  • Outils : demandez à Beki quels sont les outils internes que nous utilisons et elle vous redirige vers la page intranet appropriée afin de fournir plus d’informations sur la façon de les utiliser.
  • Où manger ? : enfin et surtout, BeKi peut vous suggérer des idées pour le déjeuner comme de bons restaurants et des offres à proximité.

Pour démarrer, il suffit d’avoir @BeKi dans Slack ou de le marquer dans un message dans un réseau.  

Quelle est l’étape suivante ?

BeKi continuera d’apprendre et d’enrichir sa base de données de réponses à chaque fois qu’elle sera sollicitée. L’étape suivante sera l’intégration d’Alfred, l’agent qui peut réserver les salles de réunion, parmi d’autres fonctions avancées.

BkMaps

Qu’est-ce que c’est ?

Une visualisation en temps réel du bureau. Cette salle de réunion est-elle libre ou déjà réservée ? Où travaille Brian aujourd’hui ? Y-a-t-il du papier toilette dans les toilettes du deuxième étage ? Toutes ces questions, parmi d’autres, peuvent être traitées sur BkMaps.

Comment améliore-t-elle la vie au bureau ?

Dans nos nouveaux bureaux à Paris, il peut être compliqué de trouver des personnes et des salles de réunion ouvertes sur cinq étages différents. Ce projet permet aux personnes d’optimiser leur déplacement au bureau. Et grâce à son interconnexion avec les autres projets hackathon, BkMaps pourra également améliorer la santé, réduire la fatigue et renforcer l’esprit d’équipe. La seule chose qui manque : faire du café.

SmartBooking

office hackathon

Qu’est-ce que c’est ?

C’est une nouvelle façon amusante de gérer les réservations des salles de réunion. Sous les projecteurs dans chaque salle de réunion, le bouton intelligent SmartBooking est installé.

Comment améliore-t-elle la vie au bureau ?

Comme dans de nombreux bureaux, nous avons un besoin urgent de : gérer plus efficacement le nombre limité de salles de réunion et nous assurer de leur utilisation à plein potentiel par ceux qui en ont besoin.  

En appuyant une seule fois sur le bouton intelligent, vous :

  • confirmez que vous utilisez actuellement la salle de réunion
  • êtes informé en temps réel de la durée de réservation qu’il vous reste afin de ne pas empiéter sur celle de quelqu’un d’autre
  • êtes informé si la salle est libre par la suite, au cas où votre réunion se prolongerait
  • indiquez à quelqu’un que la salle est disponible si votre réunion se termine plus tôt que prévu
  • réservez une salle pour une durée de 15 minutes sans obligation de connexion à votre calendrier si la salle est libre

Quelle est l’étape suivante ?

Continuer à travailler sur l’animation et plus étroitement avec BkBadger en vue d’une reconnaissance individuelle des employés avec communication en champ proche (CCP). Nous tenons également à ajouter de nouvelles ambiances et langues, idéalement pour permettre à tous les employés de numériser leur identifiant Backelite et adapter SmartBooking à leurs préférences et à leur langue locales.

BkCare

Qu’est-ce que c’est ?

C’est un objet connecté avec une (montre) Apple Watch qui favorise le bien-être des employés au bureau.

Comment améliore-t-il la vie au bureau ?

BkCare envoie une alerte au bureau dès qu’il détecte quelque chose perturbant l’environnement de travail optimal des employés : la température, l’humidité et l’éclairage. Il rappelle également aux employés de se lever et de se bouger régulièrement pour éviter de longues périodes à rester assis. Les alertes sont conçues pour être incontournables en déclenchant une sirène et des notifications (de la montre) Apple Watch et Slack.

Quelle est l’étape suivante ?

Apporter quelques améliorations au matériel actuel (le détecteur de bruit), et le connecter au cloud afin de permettre une personnalisation des paramètres en fonction d’attentes spécifiques de chacun(e). La cerise sur le gâteau serait de doter BkCare de la parole !

BkBadger

hackathon office

Qu’est-ce que c’est ?

C’est un système qui permet d’identifier les utilisateurs avec leur identifiant d’employé (CCP) et de proposer des services contextualisés en fonction des salariés.

Comment améliore-t-il la vie au bureau ?

La première utilisation développée était un système de réservation de salle de réunion immédiatement sans avoir à utiliser un ordinateur ou un téléphone.

Quelle est l’étape suivante ?

Conserver les fonctionnalités et notamment la possibilité de demander à quelqu’un qui utilise une salle de réunion d’annuler sa réservation si celle-ci n’a pas lieu. Des fonctions tangentielles sont également à l’étude : le vote pour les thèmes des prochaines services de l’agence et la réservation d’appareils de tests.

Telepod

Qu’est-ce que c’est ?

C’est un système simple qui vous permet de créer ou de rejoindre une conférence vidéo.

Comment améliore-t-il la vie au bureau ?

Vous n’avez plus besoin d’ordinateur ou de réserver 24 heures à l’avance pour organiser une vidéoconférence entre différents bureaux. Le Telepod dans chaque bureau vous connecte à l’autre bureau grâce à la simple pression d’un bouton ! Ceux qui n’ont pas Telepod, peuvent également participer à des vidéoconférences depuis le site du client où ils se trouvent ou de leur domicile lorsqu’ils y travaillent.  

Quelle est l’étape suivante ?

Ajouter une fonction pour permettre plusieurs vidéoconférences simultanément et ajouter d’autres détails tels que l’horodatage ou l’affichage de toutes les conférences vidéo que l’utilisateur est en mesure de rejoindre.

Portal

Qu’est-ce que c’est ?

C’est une interface TV Android connectée à tous les bureaux internationaux de Backelite qui permet aux visiteurs d’apprendre à mieux se connaître.

Comment améliore-t-elle la vie au bureau ?

Installée dans la cuisine pour un impact social maximal, Portal permet aux bureaux de communiquer les uns avec les autres via la vidéo et de lire les informations et les mises à jour de chaque bureau (nouveaux employés, nouveaux projets, anniversaires, etc.). Cet outil de communication d’entreprise, installé dans une entrée permet de mettre en valeur l’actualité des bureaux internationaux et l’agence à destination des visiteurs.

Quelle est l’étape suivante ?

L’interface est construite, désormais un système de saisie des données et une solution de conversation vidéo sont nécessaires pour permettre aux personnes de communiquer en temps réel dans tous les bureaux de Backelite.

Backelite – le jeu de société

Qu’est-ce que c’est ?

C’est un jeu conçu pour la gestion de projet où chacun(e) joue le rôle d’un chef de projet qui doit piloter un projet de l’énoncé pendant la phase de production.

Comment améliore-t-il la vie au bureau ?

Le jeu permet aux nouveaux entrants d’assimiler plus facilement dans l’environnement de bureau, nos outils, nos méthodes et l’histoire, le tout dans une façon simple et amusante. Au cours du hackathon, nous avons construit la planche de jeu qui s’allume et indique aux joueurs ou aller en utilisant des couleurs spécifiques à chaque joueur. Le joueur gagne des points en répondant aux questions et en déplaçant le plus d’espaces dans un tour.

Quelle est l’étape suivante ?

Continuer à développer des fonctionnalités, telles que l’ajout de boutons physiques sur lesquels les joueurs appuieront pour répondre aux questions. Une interface à plusieurs écrans est également envisagée afin de permettre aux joueurs de continuer à jouer et à répondre aux questions sur leurs téléphones.

RetroBoard

Qu’est-ce que c’est ?

C’est juste un outil qui simplifie les rétrospectives sur les projets et assure le suivi du plan d’action mis en place.

Comment améliore-t-il la vie au bureau ?

Les rétrospectives sont une grande partie de la vie quotidienne pour beaucoup d’employés, donc le fait de les rendre plus simples et agréables contribue aussi améliorer le moral, l’efficacité et l’humeur de l’équipe.

Quelle est l’étape suivante ?

Dynamiser encore plus la rétrospective grâce à une interface remaniée et développer des applications Web et Android pour faciliter l’accès.

Quelle est l’étape suivante ?

Le hackathon n’est que le début de ces concepts. Nos équipes seront en mesure de continuer à travailler sur leurs projets pendant notre temps communautaire : des moments qu’ils consacrent à bricoler et à travailler librement des projets secondaires. Cette année, restez à l’écoute pour être informé de plusieurs projets et ce, au rythme des développements, des tests et des améliorations conduits par nos communautés.

Le troisième hackathon Backelite annuel : Bureau Intelligent