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Chatbot, Design, UI Design

BeKi : le bot des nouveaux arrivants

Par Audrey Hacq, Lead Designer & Design Systems Expert

 

Pourquoi un bot ?

Chez Backelite, nous ne sommes pas de ceux qui pensent qu’il faut mettre du chatbot à toutes les sauces… Bien au contraire ! Il faut que l’usage soit pertinent et que le Bot fasse gagner du temps à ses utilisateurs.
Dans le cadre de la R&D, nous avons eu du temps dédié pour travailler sur cette problématique : “Comment simplifier la vie des collaborateurs au travail ?”
Nous avons alors immédiatement pensé à tous ces petits nouveaux qui arrivent tous les jours chez nous (et oui, Backelite recrute ;)) et qui ont toujours un tas de questions en tête…

Alors à la question :
Vaut-il mieux questionner 1000 personnes 1 fois, ou questionner 1000 fois 1 personne ?

On s’est dit qu’au final, il valait sûrement mieux passer par un bot !

Pourquoi un bot sur Slack ?

Il y avait plusieurs options possibles : un bot messenger, une app mobile avec du chat intégré… Finalement, nous avons choisi de passer par Slack, et ce pour plusieurs raisons :

– Le logiciel est déjà très utilisé chez Backelite (cela évitait donc d’ajouter un nouvel outil à prendre en main).
– En analysant le contexte probable d’utilisation de ce bot, il était vraisemblable que la plupart des collaborateurs l’utiliseraient au bureau et donc plutôt sur une appli “pro” et pas “perso” (comme Messenger par exemple).
– Cela nous donnait beaucoup de possibilités de passerelles avec les autres outils et logiciels utilisés chez Backelite afin que notre bot soit totalement connecté à notre écosystème.

 

À quelles questions pourra-t-il répondre ?

Avant de commencer nous voulions être sûrs que ce Bot allait résoudre de vraies problématiques utilisateurs.

Nous avons donc fait des interviews rapides des derniers arrivants pour connaître les questions qu’ils se posaient et les problèmes qu’ils rencontraient régulièrement en arrivant chez Backelite.

Nous avons ensuite organisé un atelier avec l’équipe projet pour lister et catégoriser ces problématiques :

Suite à cet atelier, plusieurs grandes catégories se sont dégagées, dont deux besoins principaux qui étaient remontés par tout le monde :

– Retrouver une personne juste en ayant son nom et/ou son prénom : À quoi ressemble t’elle ? À quel étage la trouver ? Quel est son poste chez Backelite ?
– Avoir des informations sur les outils utilisés en interne : À quoi servent-ils ? Comment y accède-t-on ?

Cela nous a permis d’établir un premier Backlog de fonctionnalités et de définir notre MVP.

 

BeKi en action

BeKi est actuellement en phase de Bêta Test, ce qui va nous permettre de récolter des retours utilisateurs, de l’améliorer et d’enrichir encore sa compréhension.

Voici un exemple de ce que donne une conversation avec BeKi :